Программа автоматизации розничной сети аптек и автономных (самостоятельных) аптек

(Свидетельство о государственной регистрации программ для ЭВМ № 2009616624 и №2009616625 )

Программа состоит из двух модулей: Аптека и Офис. Модуль Аптека устанавливается в розничных точках (аптеках), модуль Офис устанавливается в офисе компании и на центральном складе (если он есть). Взаимосвязь с розничными точками может осуществляться по любым линиям связи (прямое модемное соединение, интернет, эл.почта) или через внешний носитель (дискета, флэшка).

В модуле Офис предусмотрено: централизованное ведение всех справочников системы (справочного, нормативного и номенклатурного типа); загрузка товара по накладным прихода от поставщиков и его расценка; взаиморасчеты с поставщиками; учет движения товара, сбор статистики по продажам товара в торговых точках (аптеках); расчет заказа товара у поставщиков для каждой аптеки; отслеживание забракованных товаров во всей системе и т.д..

Загрузка накладных в программу предусматривается из файлов накладных поставщиков, получаемых по электронной почте. В программе есть возможность настроить загрузку файлов накладных из практически любых общеизвестных форматов. Кроме этого  с программой поставляется более 500 готовых настроек загрузки накладных, записанных во внешних файлах, которые можно загрузить в программу. Возможен также ввод приходных накладных вручную. После загрузки накладной прихода от поставщика делается перемещение товара накладной на одну или несколько аптек и расценка товара согласно настроек программы. После расценки товара он выгружается во внешний файл для передачи его в аптеку.

Основной особенностью системы является постоянный (по мере сеансов связи) обмен данными с розничными точками и формирование в модуле Офис всех данных о продажах в аптеках и позволяет практически в режиме реального времени отслеживать: текущие остатки в аптеках и на основном складе, продажи в аптеках, задолженность перед поставщиками, текущее состояние дефектуры по-аптечно и компании в целом и т.д.

Обмен данными происходит через внешние файлы по команде, запускаемой либо из программы, либо системой автоматически по заданному расписанию. Таким образом, данные о продажах дублируются не только в розничных точках в резервных базах, но и в центральном офисе компании, что резко повышает возможности по восстановлению данных в случае их утраты. Кроме этого, нахождение данных о продажах и текущих остатках в офисе компании позволяет оперативно и максимально непредвзято работать с товарными остатками в розничных точках.

В модуле Офис предусмотрен целый раздел «Система заказов». Расчет необходимой потребности в товарах происходит на основании ассортиментных планов аптек, значениях минимальных заказов, расчетных значений среднедневной реализации каждого наименования. После процедуры расчета, данные сравниваются с предложениями поставщиков по цене товаров. Данные от поставщиков (прайс-листы) вводятся в систему ежедневно. Система по вводу данных от поставщиков — настраиваемая. После распределения заказов по поставщикам, происходит рассылка заказов. Система интегрирована с клиентскими программами поставщиков, представленных на рынке. Модуль Офис может использовать такие программы сводного прайса, как СКЛИТ и ФармСМ (консолидированный прайс-лист предложений). Программы сводного прайса используются для загрузки в модуль прайс-листов поставщиков, выгрузки рассчитанных заказов и пересылке их поставщикам средствами этих программ, а также могут использоваться для загрузки приходных накладных от поставщиков.

Система «ведет» заявку до её выполнения. Имеется возможность формирования как консолидированного заказа, на всю сеть, так и по-аптечного. Предусмотрено также формирование заказа товара в торговой точке как в автоматическом, так и в ручном режиме. В этом случае дефектура поступает на центральный склад, где происходит автоматическое распределение по поставщикам и рассылка заказа. Для оптимизации продаж и аптечных остатков используется ABC-анализ.

Отдельный раздел предусмотрен для работы с забракованными препаратами. Загрузка списка забракованных препаратов возможна как из СКЛИТ, программы «лисичка», так и пополнением списка из файлов брака с сайта КГУ «Центр по контролю качества и сертификации лекарственных средств Краснодарского края» (http://www.labkuban.ru/), или с сайтов РосЗдравНадзора ( http://www.regmed.ru/, http://www.roszdravnadzor.ru/).

Поиск забракованного товара ведется как по приходу (за заданный период), так и по текущим остаткам в аптеках. Список забракованных товаров пересылается в аптеки для отслеживания брака также и в торговых точках.

В модуле Офис реализованы функции:

  • настройка используемого ценообразования;
  • настройка округлений розничной цены, в т. ч. с учетом продажи товара на кассе более мелкими упаковками (делимый товар);
  • настройка загрузки электронных накладных для каждого поставщика;
  • развитая система скидок, настраиваемая для каждой аптеки (для всех покупателей и групп покупателей в зависимости от суммы чека, дисконтные карточки простые, накопительные и бонусные, скидка выходного дня и т.д.);
  • задание на переоценку товара и выгрузка его в аптеки;
  • формирование аналитической отчетности;
  • формирование первичной бухгалтерской отчетности;
  • выгрузка данных в программу 1С-бухгалтерия;

(и так далее).

В Модуле Аптека происходит загрузка расцененных в офисе накладных и, собственно, реализация товара покупателям. Модуль Аптека обеспечивает полную автоматизацию аптеки с использованием активных ККМ (так и без ККМ с печатью товарного чека на принтере), подключенных к компьютерам. Поддерживается два режима штрихового кодирования на выбор: использование заводских штрих — кодов и «внутренней» технологии штрихового кодирования каждой партии товара (прихода), а также смешанный режим.

Обмен данными с Офисом происходит как в ручном режиме по мере необходимости, так и в автоматическом режиме по введенным настройкам.

Автоматизированы функции розничной точки продаж:

  • продажа товара за наличный и безналичный расчет;
  • продажа товара на кассе более мелкими упаковками (делимый товар);
  • продажа товара со скидкой;
  • возврат проданного товара;
  • прием и возврат товара на центральный склад;
  • переоценка товара, задаваемая на стороне офиса;
  • печать штрих-кодовых этикеток, ценников и стеллажных карточек;
  • удобное и быстрое проведение инвентаризации;
  • заказ товара от покупателей.

Практически любой режим работы системы предполагает создание выходных документов — электронных или бумажных.

Любую табличную информацию, отображаемую в формах системы, можно вывести в таблицу в формате MS Excel.

Отдельная конфигурация программы предназначена для автоматизации автономных (самостоятельных) аптек. В этом случае отпадает необходимость в распределенной базе данных. В программе остается также 2 модуля – Офис и Аптека, но устанавливаются они на единую базу данных. В программе отсутствует журнал складских документов. Расценка товара происходит в приходной накладной. После регистрации приходной накладной товар сразу виден на остатке в Модуле Аптека. Также продажи  в аптеке сразу видны в Модуле Офис. В остальном функционал программы аналогичен сетевой версии. Для пользователей программы автоматизации автономной аптеки важно знать, что существует программный модуль, переводящий программу в сетевой вариант с одной аптекой.

В настоящее время программа «Рецепт торговли» успешно внедрена в более чем 150 аптечных предприятий, расположенных в Краснодарском крае, Республике Адыгея и Республике Крым.